ECCSクラウドメールの運用ポリシー
広報
更新: 2022年07月04日
作成: 2016年10月27日
目次
概要
教育用計算機システムや MailHosting (mh.ecc.u-tokyo.ac.jp) など情報基盤センター情報メディア教育研究部門が提供するサービスは，共通の運用ポリシーの下で提供しています．
2016年度より開始した ECCSクラウドメール は，学外事業者が提供するクラウドサービスをベースに構成されており，前述の運用ポリシーには当てはまらない点や不足する点があります．
そこで，センターは ECCS クラウドメールに関する運用ポリシーを策定し，本サイトで公開することに致しました．以下に運用ポリシーを示します．
運用ポリシー (2022年7月4日更新)
- ECCSクラウドメールは，情報基盤センター (以下「センター」という．)がUTokyo Account を持つ本学教職員・学生(以下「利用者」という．)に提供するメールサービス及び付加サービスで構成される．
- ECCS クラウドメールは，Google 社の Google Workspace for Education (edu.google.co.jp) (以下「Google 社サービス」という．)を用いて，教育用計算機システム (以下「ECCS」という．) のサービスの一部として利用者に提供する．
- センターは，メールサービスとして用いる Gmail (メール) 以外の Google 社サービス のうち，利用者にとって有益かつECCSクラウドメールの一部として運用可能であると判断したサービスのみを付加サービスとして利用者に提供する．
付加サービスの一覧は ECCS の広報用ウェブサイト (以下「ウェブサイト」という．)で掲示する．
- センターは，付加サービスのうち他者との情報の共有等を目的としたサービスを用いて，利用者が作成したデータへのアクセス権を，原則として以下のように設定する．
利用者が初めてデータを作成する段階では，当該利用者が当該データへのアクセス権を付与できる対象者を，ECCSクラウドメールの利用者に限定する．
当該利用者が明示的に設定を変更することで，ECCSクラウドメールの利用者以外にも当該データへのアクセス権を付与可能となる．
- メールサービス及び付加サービスは，Google 社サービスのヘルプ等を利用者が参照して，個々の利用者の責任で利用するものとする．
- センターは，メールサービス及び付加サービスにおいて，センターが独自に設定した項目や ECCS 及び関連システムと連携する機能など，通常の Google 社サービスと異なる点について，ウェブサイトに掲示する．またセンターは，当該相違点のために利用者自身で解決できない問題が発生した場合，速やかにこれを解決するよう努める．
- センターは，利用者が卒業や退職等によって UTokyo Account を失った場合，当該利用者の ECCSクラウドメール上のアカウントを速やかに停止する．
- センターは，メールサービス及び付加サービスで利用者が作成したデータについて，法令や学内規則に基づいて要請された場合，当該データの削除やデータを作成した利用者のアカウントの停止を行うことがある．
- センターは，利用者本人の同意が無い限り，メールサービス及び付加サービスで利用者が作成したデータやログを第三者に提供しない．
但し，法令や学内規則に基づいて要請された場合は，開示や提供を行うことがある．
- メールサービス及び付加サービスに関わる各種のログの保存期間は，Google 社サービスとして Google 社が保証する期間とする．
- センターは，コンプライアンスのため及びログ保存の代替として，Google 社サービスの一機能である Google Vault (workspace.google.com) を用い， ECCSクラウドメール上のメールデータのアーカイブを保持する．保持期間は，最長で，当該メールデータを所有者が削除してから約6ヶ月間とする．
- 情報メディア教育研究部門長は，センター教職員の中からECCS クラウドメールでの各種の作業を担当する者 (以下「ECCSクラウドメール担当者」という．)を複数名指定する．
アーカイブの操作は，情報メディア教育研究部門長の承認を受けた ECCSクラウドメール担当者のみが行う．
ECCSクラウドメール担当者によるアーカイブの操作履歴は，ECCSクラウドメールのサービスを提供する期間保存して，期間中削除しない
その他，アーカイブの操作に関わる手続きを事前に定め，当該手続きに沿って操作を行う．
- センターは，ECCS クラウドメールの運用方針やGoogle 社サービスのサービス内容の変更等の理由で，メールサービス及び付加サービスの内容や設定を変更することがある．
一部の設定の変更など，利用者への影響が小さな変更の場合には，ウェブサイトにその旨を掲示する．
サービスの停止など，利用者への影響が大きな変更の場合には，ウェブサイトへの掲示に加えてECCSクラウドメール上の各利用者のメールアドレス宛にも通知する．
- センターは，本運用ポリシーの全部もしくは一部を改訂することがある．
文言の修正など，利用者への影響が小さな改訂の場合には，ウェブサイトに掲示して即座に改訂する．
利用者への影響が大きな改訂の場合には，ウェブサイトへの掲示に加えてECCSクラウドメール上の各利用者のメールアドレス宛にも事前に通知する．通知後1ヶ月以上の猶予期間を経て改訂する．
ECCSクラウドメールの付加サービス
広報「ECCSクラウドメール利用の手引」の「利用可能なアプリケーション (ecc.u-tokyo.ac.jp)」でご確認下さい．
追記
教職員は2020年2月20日より，学生は2020年3月19日より，ECCS 利用権の有無にかかわらず，ECCS クラウドメールを利用可能となりましたので，それに合わせて運用ポリシーを修正しました (2020年8月21日)．
本ポリシーに関してご不明な点がある場合は，ECCS の問い合わせ先にお問い合わせ下さい．
